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Ehrenamt schützen, Vereine stärken, Datenschutz mit Augenmaß

Mit dem Bayerischen Weg der Datenschutz-Grundverordnung stärkt die Staatsregierung Vereine und  Ehrenamtliche. Die bayernweiten Sonderregelungen im Überblick

Die europäische Datenschutz-Grundverordnung hat bei vielen Vereinen für Verunsicherung gesorgt. Die sogenannte DSGVO ist seit dem 25. Mai geltendes europäisches Recht. Wir nehmen es nicht hin, dass solche Bürokratisierung Vereine in Bayern belastet.

Der Bayerische Weg schützt Vereine und sorgt für eine angemessene und angepasste Anwendung des europäischen Rechts:

  • Schutz des ehrenamtlichen Engagements: Kein Amateursportverein, keine Musikkappelle muss einen Datenschutzbeauftragten bestellen. 
  • Hinweise und Beratung statt Sanktionen: Wer nicht auf Anhieb alles gleich richtig macht, muss nicht mit Sanktionen rechnen. 
  • Keine Abmahnindustrie: Eine Praxis von Abmahnanwälten, die Vereine oder Unternehmen rechtsmissbräuchlich abmahnen und abkassieren, wird die Bayerische Staatsregierung nicht hinnehmen.
  • Hotline für Vereine und ehrenamtlich Tätige beim Landesamt für Datenschutzaufsicht: 0981-53-1810

 

5 Tipps für Vereine zum Umgang mit der DSGVO

1. Entwarnung für Vereine – Es gibt einen Bayerischen Weg

Das müssen Sie nicht tun!

Die Bayerische Staatsregierung schützt das ehrenamtliche Engagement und lässt die Vereine nicht im Stich. Wir gehen den Bayerischen Weg:

  • Kein Datenschutzbeauftragter nötig bei Vereinen, wo weniger als 10 Personen für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich sind. Wer nur ab und zu Zugang zu Daten hat, wird hier nicht mit eingerechnet! Zu den 10 Personen gehören nur diejenigen, deren Kernaufgabe die Datenverwaltung ist.
  • Keine Einwilligungserklärung nötig: Vereine brauchen keine Erlaubnis ihrer Mitglieder einzuholen, um deren Daten erheben, verarbeiten und nutzen zu können: Dies ist durch die vertragliche Beziehung der Mitgliedschaft automatisch geregelt.

    Sie brauchen also bei bestehenden Mitgliedern nicht extra eine Einwilligungserklärung einzuholen, wenn Sie weiterhin Einladungen, Newsletter etc. versenden wollen. Bei Neumitgliedern nehmen Sie einfach einen Passus im Mitgliedsantrag auf. (Ausnahme: Bei Veröffentlichung von Fotos / Mitgliederdaten auf der Webseite oder sonstigen Veröffentlichungen → hier muss Einverständnis eingeholt werden
    Muster einer Einwilligungserklärung: Fotos auf Internetseite des Vereins
    Muster einer Einwilligungserklärung: Mitgliederdaten auf Internetseite des Vereins
  • Beratung statt Sanktionen: Wenn es nicht gleich auf Anhieb klappt, wird es keine Bußgelder geben. Die Staatsregierung wird hier mit praxisnahen Unterstützungsangeboten weiterhelfen. 

  • Wir werden eine Praxis von Abmahnanwälten, die Vereine oder Unternehmen rechtsmissbräuchlich abmahnen und abkassieren, nicht hinnehmen.

2. Informieren Sie neue Mitglieder über folgendes...

  1. welche Daten Sie
  2. zu welchem Zweck erheben und
  3. wer diese Daten einsehen kann.     

Tipp: Bei bereits bestehenden Mitgliedern besteht diese Informationspflicht nicht!

Tipp: Worüber muss ich eigentlich genau informieren?

Muster-Informationsschreiben

„Welche Daten“?

In der Regel sind das:

Name, Adresse, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Bankverbindung, Vereinsbereich (z.B. Turnen, Jugendchor etc.)

„zu welchem Zweck“?

In der Regel sind das:

  • Mitgliederverwaltung  
  • Beitragsverwaltung
  • Betrieb der Webseite des Vereins (über Hosting-Dienstleister) / Veröffentlichung von Fotos der Mitglieder auf der Webseite zur Außendarstellung
„wer“?

In der Regel sind das:

  • die für die Mitglieds- und Beitragsverwaltung zuständigen Personen
  • Hosting-Dienstleister für den Betrieb der Webseite
  • ggf. Dachverbände / Dachorganisationen

Tipp: Bringen Sie diese Informationen gleich im Mitgliedsantrag unter.

3. Holen Sie eine Einwilligung der Mitglieder ein

...wenn Sie Fotos und ggf. Mitgliederdaten auf der Vereins-Webseite veröffentlichen wollen. Keine Einwilligung bei bestehenden Mitgliedern für Versand von Einladungen / Newslettern etc. nötig!   

Muster einer Einwilligungserklärung: Fotos auf Internetseite des Vereins

Muster einer Einwilligungserklärung: Mitgliederdaten auf Internetseite des Vereins

Tipp: In der Praxis bewährt es sich, dass man die Personen, die Sie fotografieren möchten, vor der Veranstaltung (mündlich oder über einen kleinen schriftlichen Hinweis am Eingang) kurz darüber informiert, dass man Fotos macht, und zwar

  1. zwecks Öffentlichkeitsarbeit des Vereins, dass
  2. diese Fotos auf der Webseite des Vereins (oder anderen Publikationswegen) veröffentlicht werden
  3. und dass die Personen, die dies nicht möchten, dies jederzeit ablehnen können.

Tipp: Bei künftigen Mitgliedern: Bringen Sie diese Einwilligungserklärung gleich beim Mitgliedsantrag unter.

4. Legen Sie eine Tabelle an, aus der hervorgeht, wie Ihr Verein mit personenbezogenen Daten umgeht.

Dieses Verzeichnis muss mindestens folgende Informationen enthalten:

Mustertabelle

  • Namen und Kontaktdaten des Vereins und ggf. Datenschutzbeauftragter (s.1. Entwarnung für Vereine)
  • Um die Daten welcher Personengruppen handelt es sich?
    Tipp: In der Regel gibt es bei Vereinen 2 wichtige Personengruppen:
    1. Mitglieder
    2. Beschäftigte
  • Zweck der Datenverarbeitung
    Tipp: In der Regel sind das
    1. bei Mitgliedern: Mitgliederverwaltung, Beitragsverwaltung, Betrieb der Webseite des Vereins (über Hosting-Dienstleister) / Veröffentlichung von Fotos der Mitglieder auf der Webseite zur Außendarstellung
    2. bei Beschäftigten: Lohnabrechnung (über externen Dienstleister)
  • Welche Art von Daten wird erhoben?
    Tipp: In der Regel sind das Name, Adresse, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, E-Mail-Adresse, Bankverbindung, Vereinsbereich (z.B. Turnen, Jugendchor etc.)

  • Welche Personengruppe bekommt die Daten noch?
    Tipp: In der Regel können das bei Vereinen sein:
    1. Externer Dienstleister (für Lohnabrechnung)
    2. Steuerberater (für Beitragsverwaltung)
    3. ggf. Dachverbände / Dachorganisationen 
  • wenn möglich, vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien (– bei Spendenquittungen z.B. „10 Jahre“)

5. Führen Sie eine Datenschutz - Verpflichtung Ihrer Beschäftigten durch

Muster für Datenschutz-Verpflichtung

Die Personen, die mit der Datenverarbeitung befasst sind, müssen auf das Datengeheimnis verpflichtet werden. Dazu sollte der Verein ein entsprechendes Merkblatt vorbereiten und per Unterschrift bestätigen lassen.

 

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Bild Dsgvo 5 Tipps Fuer Vereine


 

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In Kürze gibt es auch weitere Infos zum Datenschutz unter www.dsgvo-verstehen-bayern.de.

Bild Dsgvo Handy Hotline


 

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Bild 14 Treffen Mit Behindertenbeauftragte


 

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Die Ehrenamtsbeauftragte Gudrun Brendel-Fischer: „Ich freue mich, dass der Bayerische Landtag auch dieses Jahr die Tradition seines Bürgerpreises fortsetzt und damit das großartige bürgerschaftliche Engagement in Bayern würdigt: Fast jeder Zweite engagiert sich im Freistaat ehrenamtlich! Dieses Jahr ging es um die europäische Verständigung. Denn ohne Europa geht nichts. Aber wir müssen auch an unseren Wurzeln festhalten können und uns in unserer bayerischen Heimat geborgen fühlen. Deshalb ist mir als bayerische Ehrenamtsbeauftragte auch das Ehrenamt wichtig, das sich der Pflege unserer Traditionen und unserer Heimat widmet.“

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Helfende Hand


 

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Fsj Digital - Moritz Stroehlein


 

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Gut zu wissen: Unterstützer gesucht - Helfernetz Bayern

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Quelle: Helfernetz Bayern
Foto: Helfernetz Bayern

 

Gut zu wissen: Ehrenamtskarte Bayern – jetzt auch freier Eintritt in Staatliche Museen und Sammlungen

Seit dem 1. April 2018 können Inhaber der Bayerischen Ehrenamtskarte gratis die staatlichen Kunstmuseen und -sammlungen und die Staatlichen Natur­wissen­schaftlichen Sammlungen Bayerns besuchen. Sozial­ministerin Kerstin Schreyer betonte: „Rund 140.000 Ehrenamtliche in ganz Bayern haben die Bayerische Ehrenamtskarte schon erhalten. 90 Städte und Landkreise beteiligen sich daran. Die Bayerische Ehrenamtskarte ist eine greifbare An­er­ken­nung und ein Danke­schön für all diejenigen, die sich besonders im Ehrenamt engagieren. Ich freue mich, dass die Ehrenamtskarte mit dem neuen Angebot noch attraktiver wird. Denn sich ehrenamtlich zu engagieren, ist weder selbstverständlich noch ist es mit Geld aufzuwiegen.“

Bild 15 Ehrenamtskarten


 

Gut zu wissen: Juleica

Die Juleica ist seit langem ein wertvolles Zertifikat, das sich Jugendleiter/innen erwerben können. Danke an den Bayerischen Jugendring, der dafür vom Freistaat gut gefördert wird. Die Juleica macht fit für die Herausforderungen in der Jugen­darbeit, man profitiert aber auch für die eigene Persönlichkeitsentwicklung.

Fragt bei Eurem Stadt- oder Kreisjugendring nach!

Juleica


 

Die Ehrenamtskarte Bayern – ein Zeichen der Anerkennung

Gut 140.000 Ehrenamtskarten wurden seit 2011 ausgegeben. Von 96 Landkreisen und kreisfreien Städten sind mittlerweile 90 mit dabei.

Beim Landesnetzwerkbürgerschaftliches Engagement bekommen Sie weitere Infos rund um die Ehrenamtskarte.

Bild 15 Ehrenamtskarten